AI recepcija: od telefonskog upita do dogovorenog termina
Dok vaš tim razgovara s klijentom, radi na terenu ili je završio radni dan, telefon i dalje može zvoniti. AI recepcija može preuzeti poziv, odgovoriti na pitanja i pomoći osobi da dogovori sljedeći korak, od ostavljanja poruke do rezervacije termina.
- Javlja se 24 sata dnevno
- Razgovara na hrvatskom
- Upisuje termin u vaš kalendar
Razgovor u tijeku
+385 91 •••• 678
AI recepcija
U četvrtak je slobodno u 15:30. Odgovara li vam?
Trošak propuštenog poziva
Koliko vas košta telefon koji nitko ne javi?
Pomaknite klizače na brojke iz svog poslovanja. Račun je jednostavan i radi s vašim pretpostavkama, ne s našima.
Procjena mjesečno
935 €
Otprilike 10 posla mjesečno za koje niste ni čuli.
Ovo je vaš izračun, ne naše obećanje. Brojke služe za procjenu vrijednosti propuštenih poziva i ne jamče rezultat.
Kako izgleda jedan poziv?
Zamislimo autoservis kojem se klijent javlja radi dogovora termina. Ovo je primjer razgovora s agentom povezanim s kalendarom servisa.
AI recepcija
Dobar dan, ja sam AI asistent autoservisa. Kako vam mogu pomoći?
Klijent
Trebao bih termin za mali servis.
AI recepcija
Za koje vozilo trebate servis?
Klijent
Golf, 2020. godište. Odgovaralo bi mi u četvrtak poslije tri.
- Agent provjerava kalendar i pravila trajanja usluge. Ako je odgovarajući termin dostupan, može ga ponuditi.
AI recepcija
U četvrtak je slobodno u 15:30. Odgovara li vam?
Iza kulisa
Prepoznaje zahtjev
Iz izgovorenog izdvaja uslugu, vozilo i željeni termin.
Provjerava kalendar
Traži slobodno mjesto koje odgovara trajanju usluge i radnom vremenu.
Upisuje termin
Tek kad sustav potvrdi upis, agent kaže da je termin rezerviran.
Nakon pristanka prikuplja ime i kontakt te potvrđuje točan datum, vrijeme i uslugu. Tek kada sustav potvrdi uspješan upis, agent govori da je termin rezerviran. Vaš tim vidi dogovor u kalendaru koji koristi za svakodnevni rad. Ako je povezano slanje potvrda, klijent može dobiti i SMS ili e-mail s detaljima.
Ako traženi termin nije dostupan, agent nudi drugu mogućnost. Ako rezervacija ne uspije, jasno kaže da termin nije potvrđen i nudi da zabilježi zahtjev za vaš tim.
Nazovite agenta odmah, iz preglednika
Pritisnite gumb i razgovarajte s AI recepcijom kao da ste nazvali. Postavite pitanje, zatražite termin ili je pokušajte zbuniti.
Pokrenite demo razgovor
Demo koristi ElevenLabs (SAD) i traži pristup vašem mikrofonu. Pokretanjem prihvaćate da se sadržaj razgovora obradi u svrhu demonstracije.
Više u Politici privatnostiŠto može preuzeti tijekom razgovora?
Radite li subotom?
Subotom radimo od 8 do 13 sati. Nedjeljom ne radimo.
Odgovor iz informacija koje ste odobrili
Integracije
Kako se povezuje s vašim alatima?
AI recepcija pristupa podacima kroz odobrene integracije. Time može provjeriti trenutačnu dostupnost ili status i izvršiti konkretnu radnju tijekom poziva.
Poziv
Osoba nazove vaš postojeći broj.
AI recepcija
Vodi razgovor i poziva alate kad treba podatak.
Kalendar
Provjera zauzetosti i upis termina.
CRM
Novi upit, kontakt i sažetak razgovora.
SMS i e-mail
Potvrda termina pozivatelju.
Primjerice, Google Calendar može služiti za provjeru zauzetosti i upis sastanka. CRM može spremiti novi upit i kontakt, a sustav za slanje poruka dostaviti potvrdu rezervacije.
Za svaki projekt provjerava se što postojeći programi omogućuju. Važni su i detalji rada: trajanje pojedine usluge, radno vrijeme, pauze, raspoloživi zaposlenici i lokacije. Slobodno mjesto u kalendaru vrijedi ponuditi tek kada odgovara i tim pravilima.
Zato se AI recepcija gradi oko tri stvari: informacija koje smije koristiti, radnji koje može izvršiti i pravila po kojima vodi razgovor.
Informacije
Sadržaj o tvrtki koji agent smije koristiti u odgovorima.
Radnje
Konkretni zadaci koje smije izvršiti kroz povezane alate.
Pravila
Način na koji vodi razgovor i kada ga predaje vašem timu.
Kada se AI javlja na telefon?
Način javljanja prilagođava se vašoj organizaciji i mogućnostima telefonskog sustava.
Na početku svakog poziva
AI prima upit i rješava dogovorene zadatke, a pozive koji trebaju zaposlenika usmjerava dalje.
Kada se nitko ne stigne javiti
Telefon prvo zvoni vašem timu. Nakon dogovorenog vremena poziv se preusmjerava AI recepciji.
Izvan radnog vremena
AI može odgovoriti na osnovna pitanja, prikupiti zahtjev ili rezervirati dopušteni termin dok je tvrtka zatvorena.
Kada razgovor preuzima vaš tim?
Zahtjev za razgovor sa zaposlenikom, složen upit, reklamacija ili nedostatak pouzdane informacije razlozi su za uključivanje čovjeka.
Unaprijed se određuje kome se takav poziv upućuje i što se događa ako ta osoba nije dostupna. Jedna je mogućnost uzeti poruku i kontakt za povratni poziv, bez obećavanja vremena javljanja koje vaš tim nije potvrdio.
Agent se na početku predstavlja kao AI asistent. Upute i provjere postavljaju se tako da ne daje nepotvrđene cijene, ne izmišlja slobodne termine i ne proglašava zadatak obavljenim prije potvrde sustava.
Pravila koja agent poštuje
- Predstavlja se kao AI asistent na početku razgovora.
- Ne daje cijene koje niste odobrili za davanje telefonom.
- Ne izmišlja slobodne termine.
- Ne proglašava zadatak obavljenim prije potvrde sustava.
Kako u Aivi pristupamo ovakvom rješenju?
Prvo upoznajemo vaše pozive
Što ljudi najčešće pitaju? Koje podatke trebate za termin? Koje razgovore uvijek treba preuzeti zaposlenik? Odgovori određuju opseg AI recepcije.
Zatim povezujemo informacije i alate
Pripremamo sadržaj o tvrtki, pravila razgovora i potrebne integracije. Dogovaramo i pristup podacima te način čuvanja sažetaka ili snimki, ako se koriste.
Prije uključivanja testiramo stvarne situacije
Promjenu termina usred razgovora, nejasno izgovoreno ime, prekidanje agenta, zauzet kalendar i nedostupan sustav. Testiramo i što agent radi kada zahtjev ne može riješiti.
Nakon uključivanja pratimo što se događa
Koliko je upita riješeno, termina dogovoreno i poziva predano timu? Gdje pozivatelji zapinju? Ti podaci usmjeravaju daljnje prilagodbe.
Česta pitanja
Što je zapravo glasovni AI agent?
Glasovni AI agent, odnosno voice agent, sustav je koji razgovara s korisnikom i može izvršavati zadatke kroz povezane alate. AI recepcija jedna je njegova primjena, namijenjena primanju dolaznih telefonskih poziva.
Osoba koja nazove svojim riječima kaže što treba, a agent vodi razgovor prema pravilima i informacijama vaše tvrtke.
Može objasniti uslugu, provjeriti raspoloživost, prikupiti podatke ili povezati poziv sa zaposlenikom. Opseg njegova rada određuje se unaprijed: koje informacije koristi, što smije napraviti i kada treba uključiti vaš tim.
Što se događa u pozadini tijekom razgovora?
Tijekom razgovora sustav obrađuje govor i prepoznaje zahtjev pozivatelja. Za odgovor koristi informacije koje ste mu dali, a za provjeru ili upis podataka pristupa povezanom poslovnom alatu. Rezultat zatim prenosi glasom, u nastavku istog razgovora.
Za pitanje o radnom vremenu dovoljna je ažurna informacija o tvrtki. Za rezervaciju je potreban pristup kalendaru ili sustavu za naručivanje. Za provjeru statusa narudžbe potrebno je povezivanje sa sustavom u kojem se taj podatak nalazi.
Moramo li promijeniti postojeći telefonski broj?
Ovisno o operateru i telefonskom sustavu, povezivanje je moguće preko preusmjeravanja poziva ili postojeće centrale. Prije odabira rješenja provjeravamo kako možete nastaviti koristiti svoj broj.
Može li razgovarati na hrvatskom i drugim jezicima?
Može, uz odabir tehnologije koja podržava tražene jezike. Razumijevanje, izgovor imena i prirodnost razgovora provjeravamo na primjerima iz vašeg poslovanja.
Što ako već imamo program za naručivanje?
Najprije provjeravamo podržava li povezivanje i koje radnje dopušta. Ako izravan upis nije moguć, agent može prikupiti zahtjev koji vaš tim naknadno potvrđuje.
Kome ovakva recepcija najviše koristi?
Tvrtkama u kojima se telefonom često dogovaraju termini, traže iste informacije ili ostavljaju upiti dok je tim zauzet. Primjeri su autoservisi, saloni, smještajni objekti i servisne djelatnosti. Prikladnost ovisi o stvarnim pozivima i načinu rada pojedine tvrtke.
Ako većina poziva zahtijeva stručnu procjenu, korisnija uloga AI recepcije može biti prikupljanje osnovnih podataka i predaja upita odgovarajućem zaposleniku.
Kako bi AI recepcija radila kod vas?
Recite nam kakve pozive primate, kada se na njih najteže stignete javiti i koje alate koristite. Zajedno možemo odrediti što bi AI recepcija mogla preuzeti i kako bi surađivala s vašim timom.
Dogovorite razgovor